3. D) Réconcilier les relevés bancaires

La réconciliation bancaire est une étape essentielle pour vérifier que les transactions enregistrées dans les livres comptables correspondent à celles figurant sur les relevés bancaires. Voici une procédure structurée pour effectuer cette tâche de manière efficace et précise.

1. Rassembler les documents nécessaires

Objectifs : S’assurer d’avoir tous les documents pour effectuer une réconciliation précise.
Responsables : Comptabilité, service financier.
Outils :

Relevés bancaires du mois ou de la période à réconcilier.
Livres comptables ou système de gestion financière.
Outils de réconciliation (Excel ou logiciel de comptabilité).

Actions :

Télécharger ou collecter les relevés bancaires pour la période concernée.
Extraire les journaux de transactions (ex. livre de caisse, journal des opérations bancaires).
Vérifier que les documents couvrent la même période.

2. Identifier la balance d’ouverture et de clôture

Objectifs : Assurer que les montants de départ et de fin sont cohérents entre les deux sources.
Responsables : Comptabilité.
Actions :

Noter le solde d’ouverture et le solde de clôture sur le relevé bancaire.
Comparer ces soldes avec ceux enregistrés dans le système comptable.
En cas de divergence, vérifier les transactions des périodes précédentes.

3. Comparer les transactions

Objectifs : Identifier les écarts entre les deux enregistrements.
Responsables : Comptabilité, contrôleur financier.
Actions :

Lister les transactions présentes sur le relevé bancaire.
Comparer chaque transaction avec celles enregistrées dans le système comptable.
Cocher ou marquer les transactions correspondantes pour les valider.

4. Identifier les écarts

Objectifs : Repérer les erreurs, omissions ou transactions non enregistrées.
Responsables : Comptabilité.
Actions :

Relever les transactions présentes sur le relevé bancaire mais absentes dans les livres comptables.
Relever les transactions présentes dans les livres comptables mais absentes sur le relevé bancaire.
Analyser les écarts potentiels :

Frais bancaires non enregistrés.
Paiements ou dépôts en transit.
Erreurs de saisie ou doublons.

5. Ajuster les livres comptables

Objectifs : Corriger les écarts pour garantir une correspondance exacte.
Responsables : Comptabilité.
Actions :

Ajouter les transactions manquantes dans les livres comptables (ex. frais bancaires, intérêts).
Supprimer ou corriger les erreurs identifiées (ex. doublons ou montants incorrects).
Documenter chaque ajustement pour assurer une transparence totale.

6. Établir une balance finale

Objectifs : Vérifier que les soldes bancaires et comptables sont identiques après ajustement.
Responsables : Comptabilité.
Actions :

Calculer le solde ajusté en tenant compte des écarts identifiés (ex. paiements en transit).
Comparer le solde ajusté des livres comptables avec le solde final du relevé bancaire.
Si des écarts subsistent, vérifier à nouveau les transactions et ajustements.

7. Documenter la réconciliation

Objectifs : Garder une trace des étapes effectuées pour audit et référence future.
Responsables : Comptabilité.
Actions :

Créer un rapport de réconciliation bancaire incluant :

Le solde d’ouverture et de clôture.
Les ajustements effectués.
Les transactions non réconciliées (s’il en reste).

Archiver le rapport avec les relevés bancaires et les journaux comptables.

8. Faire valider la réconciliation

Objectifs : S’assurer de l’exactitude des travaux de réconciliation.
Responsables : Contrôleur financier, direction financière.
Actions :

Soumettre le rapport de réconciliation pour validation.
Obtenir la signature ou l’approbation du responsable financier.
Mettre à jour les livres comptables finaux une fois la réconciliation approuvée.

9. Mettre en place un suivi régulier

Objectifs : Éviter les écarts importants à l’avenir.
Responsables : Comptabilité.
Actions :

Planifier des réconciliations régulières (mensuelles ou hebdomadaires selon le volume).
Automatiser le processus si possible à l’aide d’un logiciel de gestion financière.
Mettre en place des audits internes périodiques pour valider les réconciliations.

10. Communiquer les anomalies majeures

Objectifs : Signaler toute anomalie pouvant impacter les finances de l’organisation.
Responsables : Comptabilité, direction financière.
Actions :

Informer la direction de toute transaction suspecte (ex. fraude, erreurs répétées).
Proposer des solutions pour éviter des écarts similaires à l’avenir.
Ajuster les processus de gestion bancaire si nécessaire.

11. Sécuriser les cartes de crédit

Répartition des cartes :

Carte A : Logiciels & CRM (QuickBooks, CRM, etc.).
Carte B : Marketing & Publicité (Facebook Ads, Google Ads).
Carte C : Déplacements & dépenses courantes.
Carte D : Urgences & réserves.

Sécurisation :

Les cartes A, B et D sont stockées dans un coffre-fort physique.
La carte C reste sur soi pour les dépenses quotidiennes.

Plan en cas de perte :

Identifier les paiements récurrents liés à la carte.
Commander une carte temporaire et mettre à jour les abonnements.
Annuler la carte perdue et suivre les nouvelles dans un document.

Suivi régulier :

Mettre à jour les données des cartes (4 derniers chiffres, date, responsable).
Sécuriser l’accès bancaire avec alertes et vérifications périodiques.