2. F) Effectuer le suivi des paiements et des relances


1. Objectif


Assurer la réception des paiements dans les délais convenus, maintenir une bonne trésorerie, et préserver la relation client par une gestion proactive et professionnelle des relances.



2. Étapes de la procédure


Étape 1 : Suivi des factures émises

  • Mettre à jour régulièrement le registre des factures envoyées (via le CRM, logiciel comptable ou tableau Excel).
  • Indiquer : Numéro de facture | Client | Montant | Date d’émission | Échéance | Statut du paiement

Étape 2 : Vérification des paiements reçus

  • Chaque semaine, comparer les paiements reçus (via relevé bancaire ou plateforme de paiement) avec les factures émises.
  • Marquer comme “payée” toute facture dont le paiement est confirmé.

Étape 3 : Identification des retards

  • Générer une liste des factures échues non payées.
  • Filtrer par :
    • Retard 1-7 jours
    • Retard 8-15 jours
    • Retard >15 jours

Étape 4 : Planification des relances

  • Définir un calendrier de relance, par exemple :
    • Jour 1 après l’échéance : rappel courtois par courriel
    • Jour 7 : relance formelle
    • Jour 15 : appel téléphonique
    • Jour 30 : dernier avis avant recours / entente spéciale

Étape 5 : Envoyer les relances

  • Utiliser un modèle professionnel de courriel (adapté selon le ton : amical, formel ou ferme).
  • Inclure les informations essentielles : montant, date d’échéance, mode de paiement.

Étape 6 : Documenter les suivis

  • Noter chaque action (relance envoyée, réponse client, engagement de paiement) dans le CRM ou le dossier client.
  • Joindre les preuves d’envoi si nécessaire.

Étape 7 : Proposer des arrangements si besoin

  • Si le client a des difficultés, proposer une solution : paiement échelonné, nouvel échéancier, etc.
  • Formaliser l’entente par écrit et ajuster le suivi.

Étape 8 : Escalade en cas d’impayé prolongé

  • Après 30 jours ou selon la politique interne :
    • Transmettre au responsable (gestionnaire, direction ou service juridique).
    • Envisager recours externe (agence de recouvrement, huissier, etc.).


3. Fréquence

  • Suivi hebdomadaire recommandé
  • Relances automatisées ou manuelles selon outils disponibles


4. Responsable

  • Adjointe administrative, comptable ou chargé de comptes
  • Supervision : direction financière ou responsable administratif