5. G) Réapprovisionner les Stocks Lorsque Nécessaire


1. Objectif


Assurer un réapprovisionnement efficace des stocks afin d’éviter les ruptures tout en optimisant les coûts et l’espace de stockage.



2. Champ d’application


S’applique à toutes les catégories de stocks, incluant :

  • Matières premières
  • Produits finis
  • Consommables et fournitures


3. Responsables


  • Responsable des stocks / logistique : Supervise le réapprovisionnement et le suivi des niveaux de stock.
  • Responsable des achats : Passe les commandes auprès des fournisseurs.
  • Comptable / Responsable financier : Valide les budgets d’approvisionnement.


4. Description des étapes


4.1 Surveillance des niveaux de stock

  • Utiliser un système de gestion des stocks (ERP, Excel, Zoho Inventory, SAP, Odoo) pour suivre les quantités disponibles en temps réel.
  • Définir des seuils de réapprovisionnement pour chaque produit :
    • Stock minimum : Niveau critique déclenchant une commande.
    • Stock de sécurité : Quantité tampon pour éviter les ruptures en cas de retard de livraison.
    • Stock maximum : Limite à ne pas dépasser pour éviter le surstockage.
  • Mettre en place des alertes automatiques lorsque le seuil de stock minimum est atteint.

4.2 Évaluation des besoins en réapprovisionnement

  • Analyser la demande historique et les prévisions de ventes pour anticiper les besoins.
  • Prendre en compte les délais de livraison des fournisseurs pour éviter les ruptures.
  • Identifier les produits à rotation rapide nécessitant un suivi plus fréquent.

4.3 Passation des commandes

  • Sélectionner le fournisseur le plus adapté en fonction des critères suivants :
    • Fiabilité et délais de livraison.
    • Qualité et prix des produits.
    • Conditions de paiement et volume de commande.
  • Générer un bon de commande (PO – Purchase Order) avec les quantités exactes et les références des produits.
  • Suivre l’état de la commande et confirmer la livraison avec le fournisseur.

4.4 Réception et contrôle des marchandises

  • Vérifier la conformité de la livraison avec la commande :
    • Quantité et qualité des produits.
    • Correspondance avec le bon de commande.
    • Délais respectés.
  • Enregistrer les nouveaux stocks dans le système de gestion.
  • Stocker les produits selon la méthode FIFO (First In, First Out) pour éviter l’accumulation d’anciens stocks.

4.5 Suivi et optimisation du processus de réapprovisionnement

  • Analyser les performances des fournisseurs (délais, qualité, prix).
  • Ajuster les seuils de réapprovisionnement en fonction des variations de demande.
  • Mettre en place une politique d’achats groupés pour optimiser les coûts.


5. Documents de référence


  • Base de données des niveaux de stock et historiques de consommation.
  • Liste des fournisseurs et conditions d’achat.
  • Rapports de suivi des commandes et délais de livraison.


6. Validation et mise à jour


  • Responsable de validation : Responsable des stocks / Responsable des achats.
  • Fréquence de révision : Trimestrielle, avec ajustements selon l’évolution des besoins.


Cette procédure garantit un réapprovisionnement efficace, réduisant les risques de rupture tout en optimisant la gestion des stocks.