Procédure 7K : Intégrer les systèmes existants pour une meilleure collaboration


1. Objectif :

Favoriser la fluidité de l’information, éviter les silos, et améliorer la collaboration entre les équipes en assurant l’intégration harmonieuse des outils et systèmes déjà en place.



2. Responsable :

Responsable TI / Direction / Chargé d’optimisation des processus



3. Fréquence :

Au besoin, lors de l’introduction d’un nouvel outil ou lors de révisions des processus internes.



4. Étapes de la procédure :

  1. Cartographier les systèmes en place
    • Recenser tous les outils utilisés (CRM, courriels, gestion de documents, communication, etc.)
    • Identifier les redondances, les doublons de saisie ou les ruptures de communication
  2. Définir les points de connexion souhaités
    • Exemples : synchronisation des contacts entre le CRM et la messagerie, intégration des tâches du CRM dans un outil de gestion de projet, unification des notifications
    • Évaluer les besoins spécifiques des équipes (ventes, service client, finance, etc.)
  3. Évaluer les possibilités d’intégration
    • Vérifier les intégrations natives disponibles (ex. : Zapier, API, modules complémentaires)
    • Identifier les limitations techniques et les besoins en développement sur mesure si nécessaire
  4. Planifier l’intégration
    • Sélectionner les intégrations prioritaires selon les gains attendus
    • Définir les rôles, échéances et étapes du projet
  5. Configurer et tester les connexions
    • Réaliser des tests d’envoi/réception de données entre les systèmes
    • Valider la cohérence, la sécurité et la rapidité des échanges d’information
  6. Former les équipes à la nouvelle interconnexion
    • Expliquer les nouveaux flux d’information
    • Fournir des guides simples pour favoriser l’adoption
  7. Mettre en production et monitorer
    • Déployer les intégrations dans l’environnement réel
    • Surveiller la performance, les erreurs et la satisfaction des utilisateurs
  8. Documenter l’architecture des intégrations
    • Créer un schéma ou une fiche technique des connexions actives
    • Mettre à jour les procédures internes


5. Indicateurs de performance :

  • Réduction des doublons ou des saisies manuelles
  • Diminution du temps de traitement ou de communication entre départements
  • Satisfaction des utilisateurs et fluidité du travail collaboratif