Procédure 8B : Organiser des Réunions d’Équipe Hebdomadaires


1. Objectif

Assurer une coordination efficace entre les membres de l’équipe, favoriser la communication et aligner les actions sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.



2. Portée

Cette procédure s’applique à toutes les équipes de l’entreprise, quel que soit leur département ou niveau hiérarchique.



3. Responsabilités

  • Animateur de la réunion (Manager / Chef d’équipe) : Planifie, structure et dirige la réunion.
  • Participants : Préparent leurs points à aborder et participent activement aux discussions.
  • Secrétaire de réunion (facultatif) : Prend des notes et rédige un compte-rendu si nécessaire.


4. Planification des réunions

  • Définir un jour et une heure fixes : pour assurer une régularité et une meilleure organisation (ex. tous les lundis matin à 9h).
  • Préparer l’ordre du jour : en listant les sujets à traiter, idéalement envoyé aux participants en amont.
  • Inviter uniquement les personnes concernées : pour optimiser le temps et l’efficacité.


5. Déroulement de la réunion

  1. Accueil et introduction (5 min)
    • Rappel des objectifs : de la réunion.
    • Tour rapide de table : si nécessaire.
  2. Revue des actions de la semaine précédente (10 min)
    • Point : sur les tâches accomplies.
    • Identification : des éventuels blocages.
  3. Mises à jour et priorités de la semaine (20 min)
    • Présentation : des objectifs et des projets en cours.
    • Répartition : des tâches et responsabilités.
  4. Discussions et résolution de problèmes (15 min)
    • Échange d’idées : et propositions d’amélioration.
    • Prise de décisions : collaboratives.
  5. Clôture et synthèse (5 min)
    • Récapitulatif : des décisions prises et prochaines étapes.
    • Attribution : des actions et échéances.


6. Bonnes pratiques

  • Respect du temps imparti : Limiter la réunion à 45-60 minutes pour maximiser l’attention.
  • Encourager la participation : Veiller à ce que chacun puisse s’exprimer.
  • Utiliser un support visuel : (tableau, slides, dashboard) pour faciliter la compréhension.
  • Éviter les distractions : Mettre les téléphones en mode silencieux et rester concentré.


7. Suivi et amélioration continue

  • Envoyer un résumé : de la réunion avec les points clés et les actions à mettre en œuvre.
  • Évaluer régulièrement l’efficacité : des réunions et ajuster la structure si nécessaire.
  • Recueillir du feedback : pour améliorer la dynamique et l’utilité des échanges.


Cette procédure garantit des réunions d’équipe productives, structurées et orientées vers l’action.